Jeder weiß was Backups sind, jedem ist klar wie wichtig sie sind. Aber zu oft nehmen Unternehmen und Mitarbeiter Backup erstellen trotzdem nicht ernst genug. Vor allem in Zeiten, in denen Homeoffice den Büroarbeitsplatz ersetzt ist es wichtig, Backup-Strategien und Backup-Management nicht zu vernachlässigen. So machen Sie’s richtig:
Backup erstellen in Unternehmen – aber richtig! Diese Gefahren gilt es zu vermeiden:
Das Backup – Die Rettung in der Not, falls der Albtraum jedes Unternehmens Realität wird: Wichtige Daten, Dokumente, Dateien oder sonstig digital gespeicherte Informationen sind verloren gegangen. Viel kann passieren, um diese Katastrophe hervorzurufen. Stellen Sie sich vor, Hacker haben sich zugriff auf Ihre Datenbank ermogelt, und halten ihre Geschäftsrelevanten Dokumente jetzt als Geisel. Oder ein Stromausfall sticht Ihren Servern den Dolch in den Rücken, wodurch sie wichtige Projektfortschritte verlieren.
Das Bedeutet das Aus fürs Geschäft, wenn Backups nicht zur Hand wären. Aus diesen lassen sich sämtliche Daten im Handumdrehen wiederherstellen. Aber diese digitale Nekromantie ist keine Garantie. Es gibt zwar Softwarelösungen, die Backups für Sie regeln und die Wiederherstellung übernehmen. Aber das heißt noch lange nicht, dass Sie sich zurücklehnen können und zusehen, wie sich die Backups von selbst regeln. Eine verlockende Einstellung, schließlich werden die meisten Unternehmen ohnehin extrem selten auf Backups zurückgreifen.
Allerdings ist auch Backup ist eine Fehlerquelle und wer nicht auf richtiges Datenmanagement achtet, könnte böse überrascht sein, wenn die staubige Backupsoftware doch einmal zum Einsatz kommen muss.
Fehlerquelle Backup erstellen: Was kann schiefgehen?
Es wäre eine schöne Welt, in der wir einmal ein Backup System einrichten und sie dann ruhigen Gewissens so weiterlaufen lassen, wie sie ist – bis ans Ende unserer Tage. Aber besonders bei Unternehmen mit datengetriebenen Prozessen, also mehr oder weniger allen modernen Unternehmen, ist das nicht genug. Das Backup-Management muss regelmäßig überprüft werden:
Backupfenster anpassen
Wie schnell verändert sich die Datenumgebung in Ihrem Unternehmen? Sehr wahrscheinlich hat sich das seit Unternehmensgründung kontinuierlich verschnellert. So kann es dazu kommen, dass die Abstände zwischen Backups früher zwar angemessen waren, aber inzwischen zu groß sind. Wenn Sie seit drei Wochen an einer Reihe neuer Projekte arbeiten, das letzte Backup aber zwei Monate her ist, nützt ihnen das herzlich wenig, falls Sie sich darauf verlassen müssen.
Strategie entwickeln: Wiederherstellungsdauer und Desaster Recovery
Auch wenn Sie ein aktuelles Backup im Notfall zur Hand haben, was wenn die Wiederherstellungsdauer unerwartet lange dauert: Das kann den Betrieb von ein paar Stunden bis zu mehreren Tagen lahmlegen! Deshalb ist eine gute Desaster Recovery Strategie für den Notfall wichtig. Darin sollten Sie planen, welche Daten für die wichtigsten Geschäftsprozesse relevant sind und deren Wiederherstellung priorisieren. Außerdem können Sie hier festlegen, wer für welche Schritte verantwortlich ist und wie im Krisenfall der normale Unternehmensbetrieb am schnellsten wiederhergestellt werden soll.
Das Backup für das Backup
Backups sind ja schön und gut, aber was, wenn Backups selbst in Gefahr sind? Vor allem bei Cloud Software haben Unternehmen häufig bedenken, da sie davon ausgehen, dass die Backups beim Anbieter am gleichen geographischen Ort gelagert sind, wie die Unternehmensdaten. Wenn dann durch Stromausfall, Brand oder Umweltkatastrophe eintritt, ist dann alles gleichzeitig verloren? Nicht, wenn georedundante Backups im Einsatz waren. Dabei werden Backups an mehreren verschiedenen Orten gleichzeitig gespeichert, sodass es unmöglich ist, beide gleichzeitig zu verlieren. Manche Anbieter von Cloud Softwarelösungen integrieren georedundante Backups direkt in ihre Produkte und machen es Kunden so leicht, ein Backup zu erstellen und ihre Daten zu schützen.
Getrennte Datensilos miteinbeziehen
Oftmals speichern Unternehmen Daten an unterschiedlichen Ablageorten. Verschiedene ERP-Systeme haben getrennte Datenbanken oder mehrere Unternehmensstandorte speichern ihre Dokumente getrennt. In diesen Fällen ist es elementar, neu entstehende Datensilos umgehend in die Backup-Strategie miteinzubeziehen. Es kann schnell passieren, das neue Speicherorte von Backups übersehen werden und deshalb darin nicht mitinbegriffen sind. Im besten Fall vermeiden Sie diese Situation komplett, da getrennte Datensilos ohnehin das Datenmanagement verkomplizieren. Stattdessen können Sie durch integrierte Softwarelösungen, die gemeinsamen Datenzugriff teilen, oder Cloud Software dafür sorgen, dass ihre Daten stets übersichtlich an einem Ort gesichert sind.
Homeoffice und Arbeit unterwegs: Der stille Backup-Killer
In letzter Zeit boomt das Homeoffice. Teilweise durch die Umstände erzwungen, aber auch, weil Arbeitnehmer und Arbeitgeber vermehrt die Vorteile von Homeoffice zu schätzen wissen. Mobilität und Flexibilität sprechen viele an. Aber für Backups stellt das Homeoffice eine heimliche Gefahr dar:
Denn wenn Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens arbeiten, kann es sein, dass sie nicht immer Zugriff auf Unternehmensdatenbanken und Speicher haben. Gerne werden dann kurzerhand wichtige Daten auf USB-Sticks, Festplatten und privaten Geräten gespeichert, damit sie auch im Homeoffice oder unterwegs verfügbar sind. Doch das stellt nicht nur ein großes Sicherheitsrisiko dar – auch von Backups sind diese Daten dann in der Regel ausgenommen. Die Übersicht über das Datenmanagement wird dabei außerdem erschwert und am Ende weiß niemand mehr genau, was wo gespeichert ist, bis ein Mitarbeiter-Laptop den Geist aufgibt, auf dem wichtige Projektfortschritte gespeichert waren.
Dieses Problem können Unternehmen aber leicht umgehen, und dabei gleich zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Cloud Software ist die ideale Lösung für Arbeit im Homeoffice, da nur ein Internetzugang nötig ist, um Zugriff auf Unternehmensdaten zu erlangen. So müssen keine neuen Speicherorte angelegt werden und Backups werden direkt über die Cloud Software verwaltet, die alle Daten zentral und übersichtlich speichert.
Prävention nicht vernachlässigen
Mit Unternehmenssoftware aus der Cloud, die Ihre verschiedenen ERP-Module, wie Customer-Relationship-Management-Software, Dokumentenmanagementsysteme und die gesamte IT-Infrastruktur integriert, können Sie leicht eine gute Backup-Strategie umsetzen. Doch denken Sie daran: Das Backup ist Plan-B für den Extremfall einer Katastrophe. Nur weil das Backup-Management stimmt, sollten Präventivmaßnahmen nicht vernachlässigt werden: Allem voran steht dabei auch die Schulung der Mitarbeiter auf Datensicherheit, denn egal wie gut die Software – oft sind es Phisching Emails oder dubiose Anrufe mit denen sich Hacker zugriff durch unvorsichtige Mitarbeiter erschleichen. Und gestohlene Daten kann auch ein Backup nicht mehr aus Diebeshänden löschen.
